Toate organizațiile patrimoniale gestionează diferite tipuri de active, care le permit să își desfășoare activitatea mai eficient și să fie mai competitive. O reflectare corectă în contabilitate a activelor este esențială pentru orice organizație, având implicații atât contabile, fiscale, cât și legate de cerințele legate de informare.
Servicii inventariere active, mijoace fixe si patrimoniu
Externalizarea inventarierii activelor fixe și obiectelor de inventar este un serviciu care se adresează tuturor organizațiilor patrimoniale cu multe active și puncte de lucru și care le permite acestora să obțină într-un timp foarte scurt o situație corectă a patrimoniului atât din punct de vedere contabil cât și logistic.
- Ați ajuns la un număr mare de locații proprii (peste 10), distribuite la distanțe mari, și mobilizarea personalului pentru inventariere a devenit o problemă (aveți dificultăți în a atrage personal în comisiile de inventariere)
- Registrul de mijloace fixe și obiecte de inventar a ajuns la o dimensiune mare, de peste o mie de poziții. În această situație devine tot mai greu de gestionat inventarul complet pe metoda clasică, bazată pe liste printate, identificarea activelor fiind foarte dificilă în lipsa unor etichete cu coduri de bare
- Prin metoda curentă de inventariere nu se asigură o siguranță a rezultatelor, având în vedere numărul mare de poziții din liste și complexitatea patrimoniului.
În fiecare etapă, consultanții IDTotal vor construi un plan de activități personalizat, care să țină cont de specificul patrimoniului, al locațiilor și al procedurilor aplicabile de către fiecare beneficiar. Toate aceste activități se vor constitui într-o procedură de inventariere care va fi aplicată unitar de toate echipele de inventariere.
Identificarea activelor se face pe baza etichetelor de coduri de bare deja aplicate sau care sunt aplicate de echipa IDTotal, care sunt scanate cu ajutorul aplicației IDAssets+ instalată pe terminalele mobile cu scanner. După finalizarea scanării tuturor activelor din teren, datele sunt sincronizate în aplicația Back Office IDAssets+, unde se realizează comparațiile cu situația scriptică și se finalizează listele de inventariere.
- Prin scanarea unei etichete cu coduri de bare deja aplicate pe active de organizație, aceste etichete fiind recunoscute pe baza unui nomenclator de articole încărcate în terminalele mobile
- Dacă o asemenea etichetă nu există, este necesară utilizarea unui alt criteriu unic de identificare, cum ar fi serial number (pentru obiecte de IT) sau număr de inventar codificat numeric și marcat pe activ. Aceste informații pot fi introduse din tastatura terminalului mobil în aplicația IDAssets+
- Dacă nu există nicio informație asociată obiectelor individuale care să poată fi utilizată pentru identificarea activelor, se va parcurge o procedură de identificare, ce ține cont de specificul patrimoniului
- Pentru fiecare obiect de patrimoniu, aplicația software IDAssets+ culege din teren, pe lângă simpla existență a obiectului respectiv, și informații suplimentare descriptive, cum ar fi: serial number, brand, model, producător, gabarit, dar și de context: localizarea precisă a obiectului (la nivel de cameră/birou/etaj), utilizatorul obiectului. Prin procedură, agenții vor introduce în terminal și informații cu privire la starea de funcționare a obiectului, pentru a permite realizarea de propuneri de casare.
De asemenea, vor fi validate și orice eventuale plusuri identificate de echipa de inventariere în teren, această etapă de validare inițială făcând parte din etapa de reconciliere la nivel de locație. După centralizarea tuturor locațiilor, se va mai realiza o etapă de rafinare a verificărilor, la nivelul întregii baze de date, pe baza unor algoritmi dezvoltați de IDTotal, care permit un nivel de eficiență și acuratețe foarte ridicate.