Toate organizațiile patrimoniale gestionează diferite tipuri de active, care le permit să își desfășoare activitatea mai eficient și să fie mai competitive. O reflectare corectă în contabilitate a activelor este esențială pentru orice organizație, având implicații atât contabile, fiscale, cât și legate de cerințele legate de informare.
Externalizarea inventarierii activelor fixe și obiectelor de inventar este un serviciu care se adresează tuturor organizațiilor patrimoniale cu multe active și puncte de lucru și care le permite acestora să obțină într-un timp foarte scurt o situație corectă a patrimoniului atât din punct de vedere contabil cât și logistic.
Inventarierea este o activitate obligatorie, atât din punct de vedere legal, cât și din punctul de vedere al responsabilităților de business ale administratorului, fiind necesară pentru asigurarea unei funcționări normale a organizațiilor. Există mai multe semnale prin care puteți să vă dați seama când aveți nevoie să externalizați serviciile de inventariere pentru activele fixe:
- Ați ajuns la un număr mare de locații proprii (peste 10), distribuite la distanțe mari, și mobilizarea personalului pentru inventariere a devenit o problemă (aveți dificultăți în a atrage personal în comisiile de inventariere)
- Registrul de mijloace fixe și obiecte de inventar a ajuns la o dimensiune mare, de peste o mie de poziții. În această situație devine tot mai greu de gestionat inventarul complet pe metoda clasică, bazată pe liste printate, identificarea activelor fiind foarte dificilă în lipsa unor etichete cu coduri de bare
- Prin metoda curentă de inventariere nu se asigură o siguranță a rezultatelor, având în vedere numărul mare de poziții din liste și complexitatea patrimoniului.
Pe baza unei experiențe construite în urma a sute de proiecte, echipa IDTotal a perfecționat în timp o procedură de inventariere fiabilă, prin care asigură un nivel de acuratețe maxim în condițiile deosebite ale fiecărui proiect. Etapele fiecărui proiect de inventariere active sunt următoarele:
În fiecare etapă, consultanții IDTotal vor construi un plan de activități personalizat, care să țină cont de specificul patrimoniului, al locațiilor și al procedurilor aplicabile de către fiecare beneficiar. Toate aceste activități se vor constitui într-o procedură de inventariere care va fi aplicată unitar de toate echipele de inventariere.
Identificarea activelor se face pe baza etichetelor de coduri de bare deja aplicate sau care sunt aplicate de echipa IDTotal, care sunt scanate cu ajutorul aplicației IDAssets+ instalată pe terminalele mobile cu scanner. După finalizarea scanării tuturor activelor din teren, datele sunt sincronizate în aplicația Back Office IDAssets+, unde se realizează comparațiile cu situația scriptică și se finalizează listele de inventariere.
Identificarea activelor de către echipele de inventariere se realizează, în funcție de cazul concret, după una dintre următoarele metode:
- Prin scanarea unei etichete cu coduri de bare deja aplicate pe active de organizație, aceste etichete fiind recunoscute pe baza unui nomenclator de articole încărcate în terminalele mobile
- Dacă o asemenea etichetă nu există, este necesară utilizarea unui alt criteriu unic de identificare, cum ar fi serial number (pentru obiecte de IT) sau număr de inventar codificat numeric și marcat pe activ. Aceste informații pot fi introduse din tastatura terminalului mobil în aplicația IDAssets+
- Dacă nu există nicio informație asociată obiectelor individuale care să poată fi utilizată pentru identificarea activelor, se va parcurge o procedură de identificare, ce ține cont de specificul patrimoniului
- Pentru fiecare obiect de patrimoniu, aplicația software IDAssets+ culege din teren, pe lângă simpla existență a obiectului respectiv, și informații suplimentare descriptive, cum ar fi: serial number, brand, model, producător, gabarit, dar și de context: localizarea precisă a obiectului (la nivel de cameră/birou/etaj), utilizatorul obiectului. Prin procedură, agenții vor introduce în terminal și informații cu privire la starea de funcționare a obiectului, pentru a permite realizarea de propuneri de casare.
Procedura de inventariere utilizată de IDTotal permite detectarea și corectarea oricăror eventuale erori umane intervenite în derularea inventarierii. Dacă organizația întreține nomenclatoare de mijloace fixe și obiecte de inventar la nivel de locație, prin încărcarea acestor date în terminalele mobile de scanare se vor putea determina, după finalizarea etapei de teren din fiecare locație, liste de obiecte negăsite, care vor fi validate cu reprezentantul regional al organizației.
De asemenea, vor fi validate și orice eventuale plusuri identificate de echipa de inventariere în teren, această etapă de validare inițială făcând parte din etapa de reconciliere la nivel de locație. După centralizarea tuturor locațiilor, se va mai realiza o etapă de rafinare a verificărilor, la nivelul întregii baze de date, pe baza unor algoritmi dezvoltați de IDTotal, care permit un nivel de eficiență și acuratețe foarte ridicate.
Prin externalizarea activității de inventariere, nu este necesară întreruperea activității curente, indiferent de departamentele implicate. Agenții noștri au experiență îndelungată atât în privința derulării procedurii operaționale, cât și în ceea ce privește relaționarea cu personalul clienților, pentru a reduce disconfortul creat de activitățile specifice de inventariere.
Tariful pentru serviciile de inventariere active se stabilește în funcție de dimensiunea patrimoniului, repartizarea geografică a locațiilor în care există active, perioada de desfășurare și fluxul avut în vedere pentru inventariere. Din punct de vedere financiar, externalizarea inventarierii se justifică încă de la prima inventariere, având în vedere costurile mai reduse prin utilizarea unui personal extern, continuitatea activității uzuale și nivelul superior de acuratețe și independență obținut. Pentru obținerea unei oferte personalizate, vă rugăm să ne transmiteți o cerere directă menționând serviciile solicitate.